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Publication - mai 2016

5 Conseils pour disposer d'une base d'adresses postales fiables et normalisées

Expert dans l’adresse postale depuis 2007, Cap Adresse vous délivre aujourd’hui 5 conseils pour disposer d’une base d’adresses fiables et normalisées, afin d’éviter les retours colis, d’améliorer le ROI de vos campagnes marketing (en limitant les taux de NPAI / PND notamment), etc.



1°) Respecter la norme postale

Connue sous la référence XP Z 10-011, la norme 38 est active depuis Mai 1997. Elle identifie les éléments intervenant dans une adresse géopostale ainsi que sa structure. La norme 38 a pris définitivement la place de la norme 32 depuis le 1er novembre 2015.


Pour rédiger une adresse postale normalisée, la norme 38 définit 6 règles d’or :


  • 1) Des informations ordonnées du nominatif (nom et raison sociale) à la localité du destinataire.
  • 2) 6 lignes maximum (7 à l’international, la dernière ligne doit comprendre le nom du pays).
  • 3) 38 caractères maximum par ligne (espace compris). Un espace doit figurer entre chaque mot.
  • 4) Aucune ponctuation, italique ou souligné à partir de la ligne 4 « numéro, type et nom de la voie ».
  • 5) Dernière ligne toujours en majuscules (les 3 dernières conseillées).
  • 6) Pavé adresse aligné à gauche pour permettre aux lecteurs optiques de détecter correctement l’adresse.

2°) Traiter vos bases d’adresses avec un logiciel RNVP

Le traitement RNVP signifiant - Restructuration, Normalisation et Validation Postale – consiste à corriger / normaliser les adresses postales de façon curative par lot, vous assurant ainsi le plus haut niveau de contrôle des adresses et le respect des standards attendus par la Poste.


Le traitement RNVP s’effectue en trois étapes et respecte les règles définies par la norme AFNOR :

  • Restructuration : Identifier chaque élément du pavé adresse pour les remettre dans le bon ordre : destinataire, complément d’adresse, voie, boite postale, code postal, localité.

  • Normalisation : Chaque ligne du pavé adresse doit respecter certaines règles pour la longueur (38 caractères maximum), l’abréviation de certains mots (général, maréchal), la casse (passage en majuscule), la ponctuation (caractères interdits), etc.

  • Validation Postale : Comparer l’adresse par rapport aux référentiels géographiques de la Poste pour contrôler l’orthographe et l’existence de chaque élément de l’adresse : Hexaposte (couple code postal / localité), Hexavia (libellé de la voie), Hexaclé (numéro de la voie), Hexaligne3 (complément d’adresse), Cedexa (adresse des entreprises cedexées).

À la fin du traitement, un listing des adresses correctes, corrigées, à vérifier, rejetées, tronquées, litigieuses est alors remis. À noter que les adresses litigieuses comporteront des propositions qui pourront être traitées manuellement.



3°) Opter pour une solution homologuée par le SNA

Les solutions de RNVP sont nombreuses sur le marché mais peu sont homologuées !


Lors du traitement RNVP, les référentiels géographiques - maintenus par la Poste - doivent être couplés à un traitement informatique de qualité afin d’assurer une correction fiable et une utilisation optimale des adresses postales.

Pour mettre en avant les logiciels RNVP les plus performants du marché, la Poste, en association avec la FEVAD (Fédération des Entreprises de Vente à Distance) et le SNCD (Syndicat National de la Communication Directe), a mis en place un Comité d’Homologation des logiciels de RNVP. Cet agrément de référence est renouvelable tous les deux ans.



4°) Entretenir la pérennité de votre base d’adresses

Les données clients évoluent et se déprécient au fil du temps. En effet, des personnes déménagent et environ 200 000 voies en France sont renommées / supprimées chaque année...

Pour pérenniser la qualité d’une base d’adresses, il est recommandé de réaliser mensuellement différents types de traitements en plus de la RNVP :


Suppression des doublons : Il est préconisé d’éliminer toutes traces de doublons après un traitement RNVP. Dans une logique multicanale, il est fréquent qu’une seule et même adresse (saisie au préalable de différentes manières par exemple) se retrouve présente plusieurs fois en base. Pour pallier à ce problème, une opération de dédoublonnage ou de déduplication devra être réalisée pour optimiser vos fichiers d’adresses et éviter de toucher plusieurs fois la même cible.


Traitement des déménagés : Afin d’éviter des NPAI / PND dus aux clients ayant déménagé et n’ayant pas modifié leur adresse, il est conseillé de réaliser un traitement ESTOCADE pour identifier les personnes présentes dans le référentiel des clients ayant souscrit un contrat de réacheminement du courrier auprès de la Poste. En sus, il est possible d’acheter les nouvelles adresses pour ne pas perdre le contact avec ces clients à fort potentiel, il s’agit du traitement CHARADE.



5°) Équiper vos canaux de collecte de logiciels de contrôle d’adresses en temps réel

Pour limiter les opérations de nettoyage récurrentes, il est préconisé d’implémenter des solutions de contrôle d’adresses en front office (site internet, CRM, applications mobiles, logiciels d’encaissement, etc.) en complément des solutions curatives. On parle alors de RNVP interactive pour la vérification en temps réel ou de modules d’aide à la saisie, qui en plus de normaliser l’adresse, réduira le temps consacré à la saisie.


À noter que les solutions préventives demeurent plus efficaces que le traitement curatif ; en cas d’impossibilité de correction de l’adresse (rejetée ou litigieuse), l’exploitation de cette donnée sera perdue alors qu’en préventif, l’outil peut interagir avec le client / vendeur pour lui indiquer où se trouve l’erreur et l’inviter à la corriger.



À propos de Cap Adresse :


Acteur majeur du marché de la gestion des données clients, Cap Adresse vous propose des solutions innovantes pour vous permettre de détenir une base d’adresses fiables et normalisées :


Solutions préventives :

  • CAP ADDRESS : Modules d’aide à la saisie (sur une ou plusieurs lignes) et de vérification des adresses postales en temps réel

Solutions curatives :

  • CAP RNVP : Logiciel de traitement de bases d’adresses homologué par le SNA depuis 2007
  • CAP DEDUP : Solution d’identification et de fusion des doublons contenus en base
  • Prestations d’ESTOCADE / CHARADE : Identification des personnes ayant déménagé / Rachat des nouvelles adresses


Sources :

https://portail-presse-poste.net-courrier.extra.laposte.fr/actualites/du-nouveau-sur-ladresse

http://www.laposte.fr/entreprise/produits-et-services/sna-gamme-qualite-adresse

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