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LE DÉPÔT DE FICHIERS POUR DU TRAITEMENT DE DONNÉES DANS LE CADRE DU RGPD

Qu'est-ce qu'un traitement de données ?

« Toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction; »

ARTICLE 4.2. du règlement

Pourquoi vous proposer une plateforme :

• Facilité pour déposer / télécharger des fichiers : plus besoin d'avoir un serveur FTP, de passer par WeTransfer pour certain ou, pire, de nous envoyer les fichiers par mails.
• Gestion automatique des alertes :

- Mail reçu par l'équipe technique lors d'un dépôt

- Mail envoyé au client à la fin du traitement

• Cartographie des traitements : chaque traitement est recensé de façon précise dans un registre des traitements.

Méthode de transmission de fichier client au sein de Cap Adresse :

L'envoi par email de fichiers comprenant des données à caractère personnel est strictement interdit depuis la mise en application du RGPD. Tout fichier transmis par email sera supprimé et non pris en compte par l'équipe techique.

Les différents moyens pour transmettre les fichiers :

• Téléchargement par Cap Adresse sur le serveur FTP sécurisé du client (FTPS ou SFTP uniquement).
• Dépôt du fichier par le client sur le FTP sécurisé (FTPS) de Cap Adresse.
• Utililsation de la plateforme (HTTPS / FTPS) : mise à disposition par Cap Adresse et accessible via un nom d'utilisateur ainsi qu'un mot de passe. Il est conseillé de compresser le fichier en utilisant un mot de passe qui sera transmis dans un mail séparé à Cap Adresse.
  La plateforme génère également l'envoi automatique d'emails, d'une part, pour avertir le responsable de traitement du dépôt de fichier du client et d'autre part, pour informer le client une fois que le fichier est traité.

Une plateforme 100% compatible avec le RGPD :

• Haut niveau de protection conforme au RGPD (sécurité et confidentialité des données) : plateforme individuelle, sécurisée par un mot de passe généré automatiquement par la plateforme de paramétrage.
• Les traitements sont essentiellement réalisés par le responsable de traitement.
• Géolocalisation du traitement : réalisé en France dans les locaux de Cap Adresse.
• Limitation de la conservation des données : Suppression du fichier à chaque fin de traitement.